Prozessverbesserung - IST-Analyse

Nachdem nun das Fundament des Verbesserungsprojektes durch die Projektdefinition- und die Kick-off-Phase gelegt wurde, kommt nun die "Basisarbeit" in der IST- und SOLL-Phase zum Tragen.
Es werden zuerst die grundlegenden Gedanken zu der IST-Analyse beschrieben um dann im weiteren gewisse Prozessdarstellungen zu kategorisieren, den Abschluss bilden dann persönlichen Einschätzung und Anregungen.

Es werden die in der Projektdefinition festgelegten Prozesse analysiert. Wie bereits erwähnt handelt es sich um die "Basisbarbeit", dies aus mindestens zwei Gründen:

  1. Die Aufnahme des Prozesses erfolgt mit den Mitarbeitern, welche die Prozesse tatsächlich durchführen. Dies ist sehr wichtig, da nur so der gelebte Prozess erfasst werden kann und noch viel wichtiger die (Umwelt-) Einflüsse/Störreffekte ermittelt werden können.
  2. Durch die Einbindung der Mitarbeiter wird diesen die Angst vor möglichen Veränderungen genommen (siehe Projektdefinition). Es können die Ideen und Denkansätze aufgenommen werden für eine mögliche Prozessverbesserung. Sehr wichtig ist hier, dass wenn später die Ideen der Mitarbeiter umgesetzt werden, diese auch positiv erwähnt werden. Denn die meisten Ideen von Beratern schlummern schon lange verkannt im Unternehmen.
 

Je genauer und tiefergehender die IST-Analyse durchgeführt wird, umso besser und effektiver kann die darauffolgende SOLL-Analyse und die dran folgende Implementierungsphase erfolgen. Es ist wichtig, dass Abhängigkeiten in Prozessen und zu anderen Prozessen erkannt werden.

Es kann auch bereits in der IST-Analyse berücksichtigt werden ob die (heutigen) Kennzahlen/-werte sinnhaltig und effizient erfasst werden können oder ob eine andere Kenngrösse des Prozessschrittes besser geeignet wäre.

 

Pos. Bezeichnung Beschreibung Anwendung
1 SIPOC

Es werden die einzelnen Prozessschrittte auf eine sehr groben (Meta-) Ebene erfasst. Ziel ist es, einen groben Überblick zu erlangen wer der Auftraggeber für die Endprodukte/-dienstleistungen ist, wie der grobe Ablauf ist und wer der Kunde ist.

Anwendung in der Projektdefinition damit deutlich gemacht werden kann, welche Hauptprozesse untersucht werden sollen. Gängig eingesetzt wird diese Darstellungsform bei Six-Sigma-Projekten. Durch eine Prozessverbesserung soll auch ein Innovationssprung vollzogen werden, wie bei Six-Sigma - aus diesem Grund kann diese Darstellungsform mit gutem Gewissen eingesetzt werden.
2 Flussdiagramm

Bei der Darstellung des Prozessflusses können verschiedene Darstellungsformen zur Anwendung kommen. Die einfachste Form der Darstellung sind Prozesspfeile. Dies erlaubt allerdings immer noch nur eine grobe Detaillierung (kann allerdings für Präsentationen ausreichend sein).
Durch die Darstellung von Prozessschritten durch Rechtecke und Entscheidungen durch Rauten/Diamanten kann der Prozessablauf sehr detailliert erfasst/aufgenommen werden.

Der Einsatz von Flussdiagrammen ist heute Standard bei der IST- und SOLL-Aufnahme von Prozessen.

Je nach Anwender und Unternehmensphilosophie kann dies um (wichtige) Angaben ergänzt werden. Wichtig ist, dass mindestens alle Projektbeteiligten die Notation der Darstellung verstehen. Sinnhaltig ist darüber hinaus, die Dokumentation so zu erstellen, dass diese allgemeinverständlich ist. So kann die Analyse auch für die anschliessende QM-Dokumentation oder spätere Prozessmaßnahmen herangezogen werden.
3 eEPK´s

Eine Weiterentwicklung des Flussdiagrammes sind die "Ereignisorientierten Prozessketten" in der ursprünglichen Form hat diese Darstellungsform Funktionen (ähnlich den Prozessschritten, s.O.) und Ereignisse (beschreibt einen Zustand nach einer Funktion) ergänzt noch um logische Operatoren (UND, ODER, ...) und Flußpfeile.

Die ursprüngliche Form wurde im Laufe der Zeit noch ergänzt um Organisationseinheiten 1, Informationsobjekte.

Der Einsatz von EPK´s ist heute schon in vielen Unternehmen und Organisationen sowohl für die IST- als auch die SOLL-Analyse verbreitet.

Durch die zusätzliche Aufsplittung in Ereignisse und Funktionen kann eine Verdeutlichung von Eingangs- und Ausgängsgrössen sowie Zuständigkeiten/Mitwirkung für Prozessschritte erreicht werden.
4 REFA-Arbeitssystem

Durch die Flussdiagramme/EPK´s kann der Prozessablauf genau beschrieben werden. Wenn es gewünscht und sinnhaltig ist nicht nur den Prozessablauf sondern auch die (Umwelt-) Einflüsse, die Prozesseingangsgrössen und -ausgangsgrössen sowie den konkreten Arbeitsablauf des Prozessschritts zu erfassen, bietet sich das REFA-Arbeitssystem an.

Dies ist eine klassische Methode der Beschreibung von Arbeitsablaufen für direkt wertschöpfende Arbeitsschritte.

Die Methode eignet sich wunderbar auch in der IST-Analyse. Die notwendigen Daten Eingang-/Ausganggrössen werden (mindestens) implizit wahrgenommen bzw. erfasst. Durch die Einflüsse auf den Prozess können mögliche Verbesserungspotentiale erkannt und abgeleitet werden. Die Erfassung des Arbeitsablaufs kann mögliche Redundanzen sowie Ablaufverbesserungen sichtbar machen.
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Business-Process-Modeling (BPM) /
Blueprinting

Das Business-Prozess-Model oder auch als Blueprinting bezeichnet, eignet sich für die Darstellung des Prozessablaufes (als Flussdiagramm) wenn sowohl der zeitliche Verlauf (auf der Abszisse, horizontal) und die organisatorischen Zuordnung (Ordinate, vertikal) dargestellt werden soll.

Durch das BPM können allgemeinverständlich der Prozessablauf sowohl in der zeitlichen als auch mit der organisatorischen Zuordnung veranschaulicht werden. So können z.B. im Dienstleistungsbereich sehr einfach die Kundenkontaktpunkte herausgestellt werden.
6 Wertstromdiagramm Es wird mittels definierter Symbole der Wertstrom eines definierten Produktes oder Produktgruppe durch das Unternehmen visualisiert. Dabei werden alle wertschöpfenden und nicht wertschöpfenden Aktivitäten in die Darstellung aufgenommen. Basis-Werkzeug des Lean Management für die Betrachtung von Material- und Informationsflüsse verwendet. Es wird eine Vogelpersektive eingenommen mit dem Ziel Verschwendungen und Doppelarbeiten zu erkennen und Prozessschritte zu optimieren.

Wie bereits Oben angedeutet, ist es wichtig, dass ein weiter Blickwinkel bezüglich der aufzunehmenden Daten/Informationen eingenommen wird. Hierdurch können Interdependenzen zu anderen Prozessen/Tätigkeiten im Unternehmen erfasst werden aber eben auch Anhaltspunkte für (offensichtliche) Verbesserungen.
Die Interdependenzen zeigen auf, welche Prozesse bei der SOLL-Analyse mit berücksichtigt werden müssen und eine Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen notwendig wird.

Weisen Prozesse und auch Prozessschritte erhebliche zeitliche Schwankungen auf, so ist dies ein deutliches Zeichen, dass eine Prozessverbesserung durch eine Harmonisierung möglich ist.

Mit Hilfe des REFA-Arbeitssystems können die einzelnen Prozessschritte einfach und systematisch umfassend dokumentiert werden. Durch die Systemelemente: Prozessname, Eingang- und Ausgangsgrössen, Mitarbeiter, Betriebsmittel, Arbeitsablauf und (Umwelt-) Einflüsse kann eine allgemeinverständliche Prozessdokumentation aufgebaut werden.